IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
Razón social: JUAN RAÍCES S.A.S.
NIT: 800.031.963-2
Domicilio: Caldas, Antioquia, Colombia
Dirección física: CL 129 SUR 49 56, Caldas, Antioquia
Teléfono de contacto: 4482094
Correo electrónico para protección de datos: raices@juanraices.com
Página web: www.juanraices.com
JUAN RAÍCES S.A.S., actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de su objeto social.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y el capítulo XXV del Decreto 1074 de 2015, indicamos la política de manejo de información personal, datos sensibles y demás información de los clientes en general, propietarios, arrendatarios, proveedores, trabajadores, extrabajadores de JUAN RAÍCES S.A.S., con NIT 800.031.963 – 2, establece el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Tratamiento de Datos Personales con el objetivo de garantizar la protección, administración y seguridad de la información de los titulares de datos personales que interactúan con la compañía.
La transformación digital y la evolución del sector inmobiliario han convertido la protección de los datos personales en un componente esencial dentro de nuestras operaciones. JUAN RAÍCES S.A.S., ha implementado medidas de seguridad de la información, cumplimiento normativo y control de acceso, orientadas a garantizar un tratamiento de datos responsable, confiable y transparente.
El presente documento tiene como finalidad establecer los lineamientos y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales, asegurando que dicho tratamiento se realice en estricto cumplimiento de la legislación vigente, y conforme a los principios de legalidad, transparencia, seguridad y confidencialidad, respetando en todo momento los derechos de los titulares.
1. INFORMACIÓN RECOLECTADA
Los datos personales serán usados por Juan Raíces S.A.S., conservando todas las garantías establecidas por la ley para proteger los datos personales de los titulares.
Los datos personales que obtenemos, se recolectan de manera presencial, telefónica por solicitudes o documentos aportados por los clientes en forma física, por correo electrónico, por aplicaciones de mensajería instantánea, por la página web; www.juanraices.com, bases de datos públicas, centrales de riesgo y por las aplicaciones de redes sociales.
2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
JUAN RAÍCES S.A.S., realizará el tratamiento de los datos personales para las siguientes finalidades:
- Administración y ejecución contractual: gestión de contratos de arrendamiento, administración inmobiliaria, gestión documental y comercial.
- Cumplimiento de obligaciones contractuales con arrendadores, arrendatarios, proveedores y demás partes interesadas.
- Facturación, recaudo y gestión de cartera.
- Seguridad, control y monitoreo de los procesos administrativos, operativos y comerciales de la compañía.
- Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias, incluyendo reportes ante autoridades gubernamentales, administrativas y financieras.
- Gestión del talento humano, que comprende procesos de selección, vinculación, desarrollo, capacitación y desvinculación de personal.
- Conservación y administración de registros históricos con fines comerciales, administrativos y operativos.
- Manejo de bases de datos con fines de mercadeo, ventas, publicidad y fidelización, previa autorización expresa del titular.
- Tratamiento de datos mediante sistemas de inteligencia artificial, garantizando el consentimiento explícito del titular y la transparencia en su uso, conforme a las directrices y lineamientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio
- Auditoría, control y seguimiento al cumplimiento de obligaciones contractuales, normativas y de seguridad de la información.
- Resguardo y almacenamiento de información en plataformas digitales que cuenten con niveles de encriptación avanzada y medidas de protección contra accesos no autorizados.
- Implementación de medidas de seguridad informática orientadas a garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales.
- Elaboración de análisis estadísticos y estudios de mercado, asegurando la protección de la información tratada y que sea anónima.
- Transferencias internacionales de datos personales hacia terceros países que cuenten con niveles adecuados de protección, conforme a lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
3. TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN MEDIANTE ANONIMIZACIÓN DE DATOS
Los datos personales recolectados en el marco de esta política serán sometidos, cuando corresponda, a procesos de anonimización o disociación mediante el uso de herramientas tecnológicas que imposibiliten la identificación o vinculación con el titular de la información.
Este procedimiento garantiza que la información tratada no pueda ser revertida para identificar a los titulares, asegurando así la protección de su privacidad y el cumplimiento de los principios de minimización del riesgo, confidencialidad y uso ético de los datos personales.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa vigente.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.
5. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, JUAN RAÍCES S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, asume los siguientes deberes:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Actualizar la información, comunicando oportunamente al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la normativa vigente.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado el reclamo y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
6. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales, JUAN RAÍCES S.A.S., obtiene de manera previa, expresa e informada la autorización de los titulares para el tratamiento de su información personal.
7. MECANISMOS DE AUTORIZACIÓN:
La autorización se encuentra en el contrato de arrendamiento o administración o un documento físico, electrónico.
Se implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
En los casos en que el titular no otorgue la autorización correspondiente, JUAN RAÍCES S.A.S., se abstendrá de realizar cualquier tipo de tratamiento sobre su información, salvo que exista una norma legal que disponga lo contrario o que autorice expresamente dicho tratamiento.
8. ANULACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN:
El titular tiene derecho a conocer el uso que se le dará a su información, así como a revocar en cualquier momento su autorización, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida la eliminación de los datos.
JUAN RAÍCES S.A.S., garantiza que todo tratamiento de datos personales se efectuará bajo los principios de legalidad, seguridad, confidencialidad y transparencia, protegiendo en todo momento la privacidad y los derechos de los titulares.
9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS (CONSULTAS Y RECLAMOS)
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita enviada a: raices@juanraices.com
CONSULTAS
Los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de JUAN RAÍCES S.A.S.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS
El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrá presentar reclamo.
El reclamo deberá contener:
- Identificación del titular.
- Descripción de los hechos.
- Dirección de notificación.
- Documentos que se quieran hacer valer.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
10. TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN
JUAN RAÍCES S.A.S., se abstendrá de vender la información personal recolectada de sus clientes, colaboradores, aliados estratégicos y proveedores de bienes o servicios. De igual manera, no compartirá dicha información con personas naturales o jurídicas externas que no cuenten con la debida autorización.
Sin perjuicio de lo anterior, la información personal podrá ser transmitida o compartida por JUAN RAÍCES S.A.S., en los siguientes casos:
- Para prevenir o evitar una responsabilidad legal.
- En cumplimiento de leyes, regulaciones, citaciones u órdenes judiciales.
- Para atender requerimientos de autoridades gubernamentales o entidades de control.
- En procesos de gestión de cobranza o actividades conexas realizadas por terceros que presten apoyo general a la organización.
La transmisión de esta información se realizará garantizando el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables y preservando en todo momento la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos personales de los titulares.
11. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
JUAN RAÍCES S.A.S., adopta medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas orientadas a garantizar la protección de los datos personales de los titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Los datos personales son tratados con estricta confidencialidad y únicamente podrán ser accedidos por personal autorizado y debidamente capacitado, en cumplimiento de los protocolos internos de acceso, control y custodia de la información.
12. LIMITACIONES DE USO DE LA INFORMACIÓN
En cumplimiento de los principios rectores del tratamiento de datos personales, así como del marco ético y corporativo de JUAN RAÍCES S.A.S., se establecen las siguientes restricciones en el uso de la información:
- No se adoptarán decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre el titular sin intervención humana significativa.
- No se permitirá la cesión, comunicación o transferencia de datos personales a terceros con fines comerciales o de venta de los mismos, salvo en los casos en que exista un mandato legal o judicial expreso que así lo requiera.
- La información no podrá emplearse para segmentar, clasificar o discriminar personas naturales o jurídicas bajo ningún motivo.
- El uso indebido, no autorizado o contrario a las políticas internas de los datos personales constituirá una infracción al régimen interno de protección de datos, y podrá dar lugar a la aplicación de medidas disciplinarias, contractuales o legales, según corresponda.
Estas limitaciones reafirman el compromiso de JUAN RAÍCES S.A.S., con el tratamiento ético, responsable y transparente de la información personal confiada por sus diferentes grupos de interés.
13. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES
El presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales será revisado y actualizado periódicamente por JUAN RAÍCES S.A.S., con el fin de incorporar los cambios normativos, regulatorios o internos que puedan presentarse, y asegurar en todo momento el cumplimiento de la legislación vigente y la adopción de las mejores prácticas en materia de protección de datos personales.
Toda modificación sustancial será debidamente comunicada a los titulares de la información por los medios que la compañía considere idóneos, garantizando la transparencia y continuidad en el tratamiento responsable de los datos personales.